Phần mềm kế toán nào tốt cho Doanh nghiệp?

Phần mềm kế toán phải đáp ứng được nhiều ngành nghề

2. Tốc độ xử lý của phần mềm

Thời gian hoàn thành công việc là một trong những yếu tố quan trọng với kế toán, một phần mềm chạy chậm không những đem lại sự không thoải mái cho người sử dụng mà còn gây ra những hậu quả không tốt cho doanh nghiệp sử dụng như tình trạng chậm báo cáo, không đầy đủ sổ sách, chứng từ v.v. Thế nên một phần mềm tốt phải đảm bảo tốc độ xử lý phải ở mức tương đối.

Biết rằng việc tốc độ của phần mềm sẽ phụ thuộc vào cấu hình của máy tính nhưng tuy nhiên một phần mềm được thiết kế với kết cấu tốt sẽ chạy nhanh ngay cả với các máy có cấu hình thấp. Chúng ta cùng so sánh cấu hình tối thiểu của một vài phần mềm kế toán phổ biến hiện hành:

*Cấu hình tối thiểu trên được khuyên dùng bởi nhà cung cấp phần mềm để đáp ứng được tốc độ của phần mềm

Theo như cấu hình trên chúng ta thấy rằng phần mềm kế toán misa yêu cầu cấu hinh cao, hệ điều hành window 7 trở lên, nếu máy tính của bạn có cấu hình thấp hơn cấu hình yêu cầu có thể sẽ gây ra tình trạng phần mềm chạy chậm hoặc treo phần mềm không thể sử dụng. Trong khi đó phần mềm kế toán Amax vẫn có thể chạy ổn định trên một máy tính đời thấp mà vẫn đạt được hiệu quả như mong muốn.

3. Phần mềm thân thiện, dễ thao tác?

“Phần mềm này có dễ dùng không?” chắc hẳn là một trong những câu hỏi đầu tiên kế toán viên nghĩ tới khi tìm kiếm một phần mềm kế toán phù hợp. Một phần mềm kế toán tốt phải hướng tới sự tiện dụng, đơn giản dễ sử dụng nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các tính năng tiện ích. Thiết kế phần mềm đóng vai trò khá quan trọng với phần mềm, đặc biệt là với người mới bắt đầu sử dụng. Một giao diện rắc rối, khó nhìn rất dễ khiến người sử dụng bị “lạc” trong hệ thống thông tin đan chằng chịt mà không biết bắt đầu từ đâu hoặc tiếp theo như thế nào

Thao tác trên phần mềm là yếu tố thứ hai quyết định độ khó của phần mềm. Các nghiệp vụ kế toán trên phần mềm cần phải được thực hiện một cách trơn tru không quá lòng vòng hay nhiều thao tác. Các bút toán kèm theo nên có các chức năng xử lý tự động hoặc lưu ý hướng dẫn để người sử dụng thực hiện. Các thao tác nên có các phím tắt để người sử dụng có thể thao tác dễ dàng hơn.

4. Tiện ích, tính năng của phần mềm

Mỗi một phần mềm đều có các tính năng, tiện ích riêng biệt mà không thể liệt kê hết ra trong một bài viết, tuy nhiên tất cả các tính năng đó đều có chung một mục đích đó là tiện lợi hóa công tác kế toán của người sử dụng.

Phần mềm kế toán không đầy đủ tính năng thì không khác gì làm thủ công trên Excel gây mất thời gian, công sức của người sử dụng chưa kể dễ gây ra sai sót trong mặt nhập liệu. Vậy các kế toán viên cần gì từ một phần mềm? Sau đây là một vài ví dụ cho các tính năng nên có ở một phần mềm kế toán:

Các tính năng tự động khá quan trọng với phần mềm kế toán, ví dụ với nghiệp vụ bán hàng thông thường nếu làm kế toán trên excel kế toán viên sẽ phải lập nhiều chứng từ như: hóa đơn bán cho khách lẻ, phiếu xuất kho, phiếu thu tiền mặt, phiếu công nợ… mất khá nhiều thời gian, dễ gây sai sót và khó quản lý. Nay với phần mềm kế toán các bước trên đều sẽ thực hiện với một thao tác thôi, thuận tiện hơn rất nhiều.

5. Hỗ trợ từ nhà sản xuất

Việc các phần mềm trôi nổi trên thị trường bị nhà phát triển “đem con bỏ chợ” tới thời điểm này có lẽ không còn mới lạ trong giới kế toán, những hậu quả mà nó đem lại tùy theo trường hợp từ chậm công việc cho tới mất hẳn toàn bộ phần dữ liệu đã làm trên phần mềm. Để tránh khỏi tình trạng trên người sử dụng nên chọn các phần mềm có nhà sản xuất uy tín, tránh sử dụng các phần mềm kế toán trôi nổi không còn được phát triển hay hỗ trợ. Vậy làm thế nào để xác định được đâu là phần mềm vẫn đang được phát triển bởi nhà phát hành? Hãy chú ý những điểm sau:

a. Phiên bản cập nhật lần cuối

Trên trang chủ của phần mềm hoặc trong phần mềm kế toán thường sẽ ghi phiên bản cập nhật mới nhất của phần mềm, thường sẽ đánh theo năm hoặc số phiên bản cập nhật. Nếu phần mềm của bạn đang sử dụng có thời gian cập nhật quá lâu trước đây bất châp sự thay đổi của luật thuế thì có thể phần mềm bạn đang sử dụng đã không còn được phát triển bởi nhà sản xuất.

b. Cập nhật thường xuyên

Việc cập nhật ngoài để thay đổi theo các thông tư, quyết định mới của Bộ tài chính ra, nhà phát triển còn cập nhật phần mềm để bổ xung các chức năng hay sửa đổi các lỗi thường gặp. Hành động trên thể hiện sự chăm chút của nhà phát triển với sản phẩm của mình, người hưởng lợi không ai khác chính là những người sử dụng.

c. Tổng đài hỗ trợ

Đội ngũ tổng đài hỗ trợ của một phần mềm kế toán phản ảnh rõ nhất về việc phần mềm đang được phát triển lớn mạnh. Người sử dụng sẽ an tâm sử dụng phần mềm hơn khi biết rằng đội ngũ hỗ trợ luôn túc trực tư vấn hướng dẫn hay xử lý các vấn đề xảy ra của phần mềm.

6. Giá phí của phần mềm

Sau tất cả các yêu cầu trên giá phí của phần mềm cũng là một điểm bạn cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm.

a. Giá bản quyền trả một lần

Là giá phí khi người sử dụng chi một lần dùng vĩnh viễn, giá phí trên sẽ tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp một cách đáng kể. Tuy nhiên sẽ có vài trường hợp tuy mua vĩnh viễn rồi nhưng khi phát sinh cập nhật, nâng cấp sẽ mất thêm phí, người sử dụng nên hỏi kỹ lại nhà sản xuất để cân nhắc chi phí.

b. Giá bản quyền mất phí duy trì

Giống như một dạng dịch vụ bản quyền tính mất phí duy trì sẽ phải trả hàng tháng, năm hoặc theo số lượng chứng từ phát sinh để tiếp tục sử dụng. Giá phí của bản quyền này ban đầu thường thấp hơn các bản quyền vĩnh viễn, tuy nhiên nếu sử dụng trong một thời gian dài mức phí này sẽ đội lên thậm chí còn cao hơn cả bản quyền vĩnh viễn, đặc biệt với các phần mềm thu phí theo số lượng chứng từ.

7. Tổng kết

Vậy nên chọn phần mềm kế toán nào? Tới đây chắc hẳn ai cũng có riêng cho mình một câu trả lời về phần mềm kế toán phù hợp. Qua nhiều năm sử dụng rất nhiều các phần mềm kế toán trên thị trường, thực hiện công tác Kế Toán – Kiểm toán cho nhiều doanh nghiệp với quy mô, loại hình khác nhau chúng tôi đi tới quyết định lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán Amax Accounting. Bởi vì Amax Accounting tập hợp tất cả những gì một phần mềm kế toán cần có:

• • Sử dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp: thương mại ngoại thương, sản xuất,xây lắp v.v
  • Gọn nhẹ, dễ cài đặt, không yêu cầu cấu hình cao
  • Sử dụng dễ dàng, hướng dẫn đầy đủ
  • Tính năng, tiện ích đầy đủ, tiện dụng
  • Cập nhật thường xuyên
  • Làm nhiều công ty
  • Bản quyền vĩnh viễn giá chỉ 1.500.000 đ