Màu mực chữ ký trong các hợp đồng, hóa đơn và chứng từ kế toán cần đáp ứng những tiêu chí gì để không ảnh hưởng tới giá trị của những loại giấy tờ này? Dưới đây là một số quy định, kế toán các doanh nghiệp cần lưu ý.
1. Quy định về màu mực chữ ký trong hợp đồng, văn bản
Theo khoản 5 Điều 10 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Quy định này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức Nhà nước, tuy nhiên, qua đây có thể gián tiếp suy ra, trừ mực đỏ, các loại mực dễ phai hoặc bút chì thì có thể tùy chọn màu mực để ký hợp đồng, văn bản.
Tuy nhiên, cũng không nên dùng mực màu đen để tránh trùng với màu mực in, photo nhằm hạn chế bị giả mạo. Theo đó, tốt nhất nên dùng mực xanh để ký hợp đồng, văn bản.
2. Chữ ký trên hóa đơn, chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015).
Trong đó, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký phải được ký bằng loại mực không phai.
Tuyệt đối, không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
Đồng thời, điểm b khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng nêu, nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ…
Như vậy, chữ ký trên hóa đơn, chứng từ kế toán không được dùng mực màu đỏ, mực dễ phai.
Trường hợp ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu sẽ bị phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng (điểm c khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP).
