Mô tả nghiệp vụ
Khi nhân viên xin đề nghị tạm ứng tiền mặt để: đi công tác, mua hàng hoá, tiếp khách… bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:
- Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được trưởng phó/phòng và Giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.
- Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
- Nhân viên ký Phiếu chi và nhận tiền. Còn kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.
Định khoản
Nợ TK 141 Tạm ứng
Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Ví dụ
- Ngày 15/02/2019, nhân viên Nguyễn thị Thu đề nghị tạm ứng tiền đi công tác:
- Tiền đi đường: 300.000đ
- Tiền phòng: 300.000đ
- Tiền ăn: 200.000đ
- Ngày 16/02/2019, kế toán làm thủ tục chi tiền mặt tạm ứng.