Kiểm soát nhập và xuất hàng hóa tồn kho tối ưu và hiệu quả với quy trình 7 bước
Hàng tồn kho, hay hàng lưu kho là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trong kho. Quản lý hàng tồn kho là một lĩnh vực có chức năng chính là định hình cách bố trí và xác định vị trí của hàng hóa lưu kho.
Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản của đa số các doanh nghiệp, vì thế quản lý hàng tồn kho là yêu cầu cấp thiết tại các địa điểm khác nhau tại một cơ sở hoặc trong nhiều địa điểm của một mạng lưới cung cấp để đi trước quá trình sản xuất và dự trữ nguyên liệu thường xuyên và theo kế hoạch.
Kiểm soát nhập xuất tồn kho cùng với thống kê tồn kho là 2 nhiệm vụ chính trong việc quản lý tồn kho và cần có phương pháp hợp lý logic và quy trình khoa học. Một quy trình kiểm soát nhập xuất tồn kho đầy đủ nhất gồm 7 bước sau:
Bước 1. Lên kế hoạch tổ chức và chuẩn bị
Việc quản lý hàng hóa xuất và nhập tồn kho không chỉ dừng lại ở yêu cầu chính xác về số lượng hàng hóa nhập và xuất, mà còn phải giúp lưu thông hàng hóa ra vào kho tối ưu cả về thời gian và chi phí.
Do vậy, trong khâu chuẩn bị, nhà quản lý cần tổ chức nhân sự hợp lý, phân công các nhân viên có uy tín và trách nhiệm cao để kiểm kê số lượng hàng hóa. Tiếp đến, cần xây dựng hệ thống biểu mẫu báo cáo, kiểm kê thống nhất và đầy đủ. Tổ chức một cách hệ thống quy trình nhập – xuất hàng hóa, lưu trữ chứng từ, dán nhãn mác, quy định đơn vị tính và quy cách đóng thùng sao cho thuận lợi cho việc bốc dỡ và kiểm đếm.
Bước 2. Kiểm kê kho hàng
Nhân viên quản lý kho tiến hành kiểm đếm thực tế tồn kho định kỳ theo tháng/quý và đối chiếu sổ sách kế toán để kịp thời xử lý, điều chỉnh số liệu trùng khớp tồn kho đầu kỳ. Số liệu kiểm kê sau đó phải được báo cáo lại với cấp trên, để quản lý nắm được tình hình tồn kho và từ đó lên phương án kinh doanh, dự tính số lượng nhập xuất trong thời gian tới.
Việc kiểm kê tồn kho đầu kỳ tiến hành bằng cách kiểm đếm số lượng hàng thực tế tại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng. Thao tác này nên có 2 người cùng thực hiện song song, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác.
Mẫu kiểm kê có thể do doanh nghiệp tự xây dựng hoặc tham khảo các mẫu dựng sẵn trên internet, hoặc có thể sử dụng mẫu biên bản kiểm kê kho hàng của Bộ Tài Chính tại đây
Bước 3. Kiểm soát nhập kho
Phân công nhân sự quản lý và thực hiện các nghiệp vụ nhập kho gồm: Mua hàng, gia công, sản xuất, nguyên vật liệu thừa, phế phẩm, hàng bán trả lại, chuyển kho, cân đối kho.
Các nghiệp vụ này trước đây thường được xử lý thủ công trên giấy tờ hoặc Excel. Tuy nhiên hiện nay, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý kho tiên tiến như phần mền quản trị ERP để tối ưu hóa hoạt động với các chức năng như tự tạo phiếu nhập và được hiển thị trong màn hình nhập kho, kiểm đếm với chức năng quét mã hàng hóa và đối chiếu với số lượng tạo sẵn trong phiếu nhập.
Bước 4. Kiểm soát xuất kho
Tiến hành tương tự như Bước 3 đối với các nghiệp vụ xuất kho, bao gồm: Bán hàng, xuất nguyên vật liệu để sản xuất/gia công, hàng mua trả lại, chuyển kho, cân đối kho.
Bước 5. Kiểm soát tồn kho
Theo dõi số lượng hàng tồn trên sổ sách và kiểm tra thực tế. Truy xuất thẻ kho từng hàng hóa khi cần đối chiếu. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý kho để tổng hợp số lượng hàng hóa mỗi loại để người quản lý nắm được tình trạng hàng hóa lưu kho và tình hình bán hàng, biết được các mặt hàng đang bán chạy, sắp hết để đặt hàng, phát hiện các mặt hàng hết hạn sử dụng để thanh lý nhanh chóng.
Bước 6. Kết chuyển tồn kho sang kỳ sau
Kiểm tra sổ sách kho, sổ sách của kế toán để kiểm kê hàng hóa thực tồn và tổng lượng hàng nhập xuất vào cuối tháng hoặc quý. Kết chuyển số dư cuối kỳ sang đầu kỳ tiếp theo.
Bước 7. Tổng kết
Lưu trữ chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất, báo cáo tồn kho, các báo cáo trong kỳ về các mặt hàng cần đặt thêm nhiều và hàng cần thanh lý v.v..