Trong việc kiểm soát và quản lý kho, nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn có thể bao gồm từ giám sát và đánh giá nhân viên cho đến những việc như vận chuyển, mua, nhập xuất, kiểm soát hàng tồn kho, lưu trữ và phân phối hàng hóa. Điều hành một nhà kho hiệu quả, an toàn và hiệu quả là một công việc phức tạp và nhiều phương diện cần giải quyết, trong đó kiểm soát xuất kho là một trong những hoạt động chính.
Muốn tối ưu hóa quy trình kiểm soát xuất kho, có 2 điều quan trọng bạn cần hiểu. Thứ nhất, không có một chiến lược, quy trình hay công nghệ quản lý nào có thể phù hợp với tất cả doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau với các sản phẩm lưu kho khác nhau. Thứ hai, để cải thiện hiệu quả quản lý kho đòi hỏi sự kết hợp giữa việc quản lý dữ liệu, cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ kỹ thuật.
Tuy nhiên, có một số nguyên tắc và quy trình chung bạn có thể làm theo để đảm bảo bạn làm tốt công việc quản lý và kiểm soát xuất kho.
Quy trình xuất kho thông thường gồm 6 bước:
Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho:
Đơn vị chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động đòi hỏi xuất kho lập Phiếu yêu cầu, đề nghị xuất kho. Mỗi loại hàng hóa sẽ do mỗi bộ phận khác nhau phụ trách, chẳng hạn, nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu để sản xuất, lắp ráp thì trưởng bộ phận sản xuất sẽ có thẩm quyền lập phiếu đề nghị xuất kho, còn với thành phẩm hoặc mặt hàng kinh doanh của công ty thì bộ phận bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất kho.
Bước 2: Phê duyệt đề nghị:
Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị xuất kho của một số loại mặt hàng hoặc vật tư lưu kho nhất định.
Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị này phải được trình lên giám đốc hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất để phê duyệt. Đối với hàng bán thì có thể không cần thông qua quản lý cao cấp mà bộ phận kế toán, bán hàng có thể tự ký duyệt
Bước 3: Kiểm tra tồn kho
Kế toán kho sau khi nhận phiếu đề nghị sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, cụ thể là kiểm kê hàng hóa và vật tư cần xuất để xác định xem số lượng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất kho hay không. Nếu thiếu hàng cần thông báo ngay cho các phòng ban liên quan để xử lý, nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lượng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng.
Sau khi xác nhận đã bổ sung đầy đủ hàng hóa để xuất kho, chúng ta chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác
Căn cứ vào thông tin trên phiếu đề nghị đã được ký duyệt hay trên hóa đơn bán hàng, kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho quản lý kho để thực hiện lấy hàng theo yêu cầu.
Bước 5: Xuất kho
Nhân viên quản lý kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất (đã có đầy đủ xác nhận của các quản lý bộ phân liên quan: kế toán, thủ kho, nhận hàng) để lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng và tình trạng thực tế hàng hóa trước khi xuất và thực hiện bốc xếp lên phương tiện vận tải nếu cần thiết.
Bước 6: Cập nhật thông tin
Kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho, thủ kho ghi lại thẻ kho và xác định lượng tồn kho. Số liệu phải được thống nhất và ghi nhận chính xác giữa các bên.
Trên đây là quy trình xuất kho 6 bước hoàn chỉnh, trong quy trình đã đan xen các biện pháp kiểm soát và quản lý rủi ro rất chặt chẽ để hạn chế sai sót và lỗi trong quá trình thực hiện.
Thông thường, các doanh nghiệp có thể kiểm soát tồn kho, bao gồm cả hoạt động xuất kho bằng cách quản lý hàng hóa theo mã sản phẩm hay kiểm soát xuất kho theo tiêu chuẩn ISO, trong đó, nhân viên phụ trách quản lý kho cần thực hiện các công việc như: Sắp xếp lại không gian kho hàng sau khi xuất kho hay Lập thống kê xuất kho v.v
Quy trình kiểm soát xuất kho trước đây thường được xử lý thủ công trên giấy tờ hoặc Excel. Tuy nhiên hiện nay, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý kho tiên tiến như phần mền quản trị ERP để tối ưu hóa hoạt động với các chức năng như tạo phiếu xuất tự động và được hiển thị trong màn hình xuất kho, kiểm đếm với chức năng quét mã hàng hóa và đối chiếu với số lượng tạo sẵn trong phiếu xuất…