Quy trình quản lý và thu hồi công nợ hợp lý và khoa học sẽ giúp duy trì sự ổn định và lành mạnh về tài chính của doanh nghiệp, từ đó phòng tránh các rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
Mỗi doanh nghiệp ở các lĩnh vực, quy mô, cơ cấu tổ chức khác nhau sẽ có các quy trình quản lý và thu hồi công nợ khác nhau. Một số doanh nghiệp có thể đồng nhất quy trình quản lý công nợ và quy trình thu hồi công nợ làm một để giúp đơn giản hóa quá trình vận hành, giảm các thủ tục rườm rà và chi phí liên quan. Điều này khả thi và hợp lý vì thu hồi công nợ thực ra là một trong những công đoạn cuối cùng của quá trình quản lý công nợ.
Tuy nhiên công nợ phải thu, phải trả ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và sức khỏe tài chính doanh nghiệp và việc thu hồi công nợ đóng vai trò then chốt, do đó cần phải phải được xử lý cẩn thận và chính xác. Việc xây dựng quy trình quản lý và thu hồi công nợ độc lập là cần thiết. Phần mềm kế toán Amax sẽ giới thiệu với bạn đọc quy trình quản lý và thu hồi công nợ tối ưu nhất hiện nay.
1. Quy trình quản lý công nợ
Đầu tiên là quy trình quản lý công nợ chung cho doanh nghiệp, gồm 4 bước cơ bản, từ đó công ty có thể xây dựng thành quy trình hoàn chỉnh phù hợp với nhu cầu:
a. Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ, xây dựng chính sách chi trả rõ ràng
Mục đích của bước này là để hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh ngoài tầm kiểm soát, yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận về việc thanh toán và phải cam kết phải thực hiện theo thỏa thuận, đúng thời hạn quy định trong hợp đồng. Nêu rõ mức phạt vi phạm quy định thanh toán mà hách hàng phải chịu.
b. Bước 2: Thiết lập một quy trình quản lý công nợ chuẩn của, bám sát các mục tiêu
Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng; Quy định rõ thời gian nhắc nhở khách hàng, cách thức có thể là gửi thư Email, gọi điện trực tiếp. Các cá nhân cần phải có ý thức trách nhiệm với việc quản lý và thu hồi công nợ.
c. Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng bằng hình thức nhanh nhất
Mục đích là để rút ngắn được quá trình thu hồi. Trong hóa đơn cần phải thể hiện cụ thể thời gian tối đa khách hàng cần chi trả công nợ.
d. Bước 4: Nhắc nhở, thúc giục khách hàng về việc thanh toán nếu chậm kỳ hạn
Có nhiều trường hợp khách hàng gửi email hoặc văn bản đề nghị thanh toán là không có tác dụng thì cần phải yêu cầu hẹn gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể. Cần phải có những biện pháp gắt gao để khách hàng không thể thoái thác.
2. Quy tình thu hồi công nợ
Tiếp theo là quy trình thu hồi công nợ, bao gồm các bước như sau:
a. Bước 1. Xác định khoản phải thu tối thiểu từ mỗi khách hàng
Đây là công việc đầu tiên cần làm trước khi tiến hành bắt tay vào công tác thu hồi nợ. Kế toán của công ty phải phân tích ngân sách để tìm ra số tiền tối thiểu cần phải có để duy trì hoạt động kinh doanh. Việc lên ngân sách tối thiểu này giúp bạn có kế hoạch triển khai thu hồi nợ cụ thể để từ đo đo lường được kết quả công việc.
b. Bước 2. Phân loại khách nợ
Khách nợ có nhiều loại và doanh nghiệp nên chia khách nợ thành hai nhóm theo tiêu chí: quan trọng và có thể chấm dứt hợp tác. Bạn không nên làm mất lòng nhóm khách nợ quan trọng, nhưng có thể tỏ ra cứng rắn đối với nhóm còn lại. Lên kế hoạch phân loại khách nợ giúp bạn phân chia để chuẩn bị các tài liệu cũng như kỹ năng ứng phó với từng nhóm cụ thể.
c. Bước 3. Chọn người thu hồi nợ
Nên để sếp hay nhân viên đi đòi nợ, câu hỏi này dường như vẫn có nhiều quan điểm trái chiều nhau. Không phải ai cũng có kỹ năng đòi nợ nên chủ doanh nghiệp phải chọn người phù hợp nhất trong số nhân viên để tới gặp khách nợ. Người đó có thể thuộc bộ phận kế toán hoặc là một nhân viên có mối quan hệ tốt nhất với khách nợ.
Tuy nhiên, thực tế doanh nghiệp nên chọn người đang trực tiếp tương tác với khách nợ trước đó, bởi họ là người: Hiểu rõ về hồ sơ vụ việc và khoản nợ cần thu hồi, hiểu rõ về khách nợ và tránh cho khách nợ có cảm giác bị ép buộc, gây áp lực, truy nợ khi người đòi nợ không phải là người thường xuyên tương tác.
d. Bước 4. Nhắc nhở khách hàng thanh toán trước khi đáo hạn
Khoảng 10 ngày trước khi khách nợ đến hạn phải thanh toán, bạn nên nhắc nhở họ chuẩn bị tiền. Bạn có thể gửi email nhắc nhở khách nợ.
Đối với một số trường hợp khách nợ đặc biệt, bạn nên sắp xếp một cuộc hẹn để trao đổi trước. Trong cuộc nói chuyện bạn không nên tỏ ra gay gắt hay tỏ vẻ sốt ruột. Nếu bạn làm đúng như thế, khả năng khách nợ trả nợ sẽ cao hơn. Nếu họ nói họ có vài vấn đề, bạn hãy đề nghị gặp mặt trực tiếp để tìm hiểu nguyên nhân và mức độ nghiêm trọng của tình hình. Nếu không chúng ta sẽ áp dụng các biện pháp để đòi nợ.
e. Bước 5. Đàm phán với khách nợ
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình thu hồi nợ đòi hỏi bạn phải có nghệ thuật khéo léo để thu hồi nợ thành công. Tránh dùng đến luật pháp thu hồi nợ, tốn kém chi phí và không giữ được mối quan hện tốt với khách hàng.
Nghệ thuật trong đàm phán là rất quan trọng, đòi hỏi bạn khéo léo trong giao tiếp, linh hoạt trong ứng xử, có lúc phải mềm dẻo nhưng có lúc phải cứng rắn kiên quyết tùy thao tinh hình thái độ của khách nợ.
f. Bước 6. Nhờ đến toà án để đòi nợ
Kiện cáo là giải pháp đã được các doanh nghiệp ít tính tới, nhưng một khi doanh nghiệp “đụng” phải khách nợ cố tình lẫn tránh, thiếu trách nhiệm hoặc thanh toán chậm, nhỏ giọt thì toà án là cách đòi nợ hiệu quả nhất.
Tuy nhiên, đây được xem là giải pháp cuối cùng, khi tất cả những cách thức đòi nợ khác đều không hiệu quả, vì giải pháp này rất mất thời gian (có khi cả năm), lại tốn kém (chi phí thuê luật sư, chuẩn bị đơn kiện). Ngoài ra, kiện cáo chỉ thực sự hiệu quả khi doanh nghiệp có đề cập rõ ràng trong hợp đồng rằng nếu khách nợ vi phạm thì sẽ phải chịu các hình thức xử lý (như truy thu tài sản).
g. Bước 7. Cẩn trọng ngay từ khâu bán chịu là cách tốt nhất để hạn chế các khoản nợ
Cách tốt nhất để hạn chế rủi ro từ nợ là vẫn bán chịu nhưng cẩn trọng hơn trong việc đặt ra tiêu chuẩn, điều khoản cũng như thời hạn bán chịu. Tiêu chuẩn xét bán chịu nên dựa trên mức vốn, khả năng trả nợ, uy tín, thông tin về tín dụng của khách nợ trong quá khứ… Ngoài ra, doanh nghiệp cần tính xem nên bán chịu ở mức nào, khi nào nên nới lỏng, khi nào nên thắt chặt để vừa giữ chân của họ, vừa hạn chế rủi ro trong việc không đòi được nợ. Do vậy cách đòi nợ hiệu quả nhất chính là hạn chế sự phát sinh của các khoản nợ khó đòi.
Quy trình thu hồi công nợ giúp người làm công tác thu hồi nợ dễ dàng thực hiện hơn. Tùy từng đối tượng khách nợ, bạn có thể phân tích tình hình khách hàng và linh hoạt áp dụng quy trình này.