Mô tả nghiệp vụ
Trường hợp công ty ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp, khi đó sẽ phát sinh các hoạt động sau:
- Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, trên đó yêu cầu công ty phải trả trước tiền mua hàng, nhân viên mua hàng sẽ yêu cầu chi tiền.
- Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt
Ví dụ
- Theo hợp đồng mua hàng ký kết với công ty TNHH Hương Lan ngày 05/01/2019, doanh nghiệp phải trả trước cho công ty TNHH Lan Tân 40% tiền hàng (số tiền là 26.000.000đ), 60% số tiền còn lại sẽ thanh toán sau khi nhận được hàng vào ngày 13/01/2019.
- Ngày 06/01/2019, doanh nghiệp cử nhân viên mang tiền đến trả trước một phần tiền hàng cho công ty TNHH Hương Lan, số tiền: 26.000.000đ.
Định khoản
Nợ TK 331 Phải trả cho người bán
Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)