Mô tả nghiệp vụ
Khi phát sinh nghiệp vụ khách hàng trả lại hàng đã bán, thông thường sẽ có các hoạt động sau:
- Nếu phát hiện hàng mua về không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng đã ký, khách hàng thoản thuận với doanh nghiệp trả lại hàng đã mua.
- Với Khách hàng là doanh nghiệp tổ chức có khả năng xuất hoá đơn thì KH tiến hành xuất hàng và hóa đơn trả lại hàng, nếu khách hàng là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.
- Nhân viên kinh doanh nhận hóa đơn (hoặc biên bản thu hồi hoá đơn và hoá đơn đã xuất cho KH nếu KH là đối tượng không có hóa đơn) và hàng hóa.
- Nhân viên kinh doanh đề nghị nhập kho hàng bị trả lại.
- Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Thủ kho nhập kho hàng bị trả lại và ghi Sổ kho.
- Kế toán bán hàng căn cứ vào hóa đơn bán hàng do khách hàng trả lại, thực hiện hạch toán và ghi sổ kế toán.
Định khoản
1. Nhận lại hàng bị trả lại
Nợ TK 155, 156…
Có TK 632 Giá vốn hàng bán
2. Thanh toán với người mua số tiền hàng bị trả lại
Nợ TK 5212 Hàng bán bị trả lại (TT200)
Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TT133)
Nợ TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Có TK 111, 112, 131…
Ví dụ
Ngày 15/01/2019, bán hàng cho công ty TNHH Anh Đức, (chưa thanh toán):
- Hàng hóa HH00001, số lượng 50, đơn giá 300.000đ, thuế GTGT 10%
- Hàng hóa HH00002, số lượng 70, đơn giá 150.000đ, thuế GTGT 10%
Ngày 17/01/2019 công ty TNHH Anh Đức phát hiện 10 Hàng hóa HH00001 không đảm bảo chất lượng nên yêu cầu trả lại hàng. Đơn vị đã nhận hóa đơn trả lại hàng của công ty TNHH Anh Đức. Đồng thời nhập kho hàng trả lại. Số hóa đơn trả lại 00012 Số seri AD0001 ngày hóa đơn 17/01/2019